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Adempimenti a cura del notaio/Contenuti

Da Camera di Commercio di Milano.


  • Premessa


    Le istruzioni che riguardano gli adempimenti a carico dei Notai sono state elaborate, fra l’altro, sulla scorta del “Protocollo di intesa tra Unioncamere, Consiglio Nazionale del Notariato, Infocamere, Notartel” sottoscritto il 29.11.2002 nonché della “Convenzione” e “Modalità di compilazione dei modelli e gestione della procedura di invio telematico delle pratiche al Registro Imprese”, dagli stessi soggetti sottoscritti in data 26.09.2003.



  • Atti pubblici e scritture private autenticate

    Le copie informatiche predisposte dai Notai devono essere autenticate in conformità alle disposizioni di cui all’art. 23 D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82. In particolare dovrà essere apposta la seguente formula di autenticazione in calce alla copia informatica: “Copia su supporto informatico conforme al documento originale su supporto cartaceo, ai sensi dell’art .23 D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82.  Tale formula deve essere necessariamente indicata su ognuno dei file contenenti i diversi allegati dell’atto notarile; in alternativa può essere apposta un’unica dichiarazione di conformità sull’allegato principale che si riferisce a tutti gli altri allegati. Gli allegati degli atti notarili, che ne costituiscono parte integrante (citati nell’atto stesso) devono obbligatoriamente essere allegati alla pratica, salvo che il notaio indichi nella dichiarazione di conformità che gli allegati omessi non contraddicono il contenuto dell’atto.Il documento così formato dovrà essere sottoscritto dal Notaio esclusivamente mediante dispositivo di firma digitale rilasciato dal Consiglio Nazionale del Notariato.



  • Estratti notarili

    Nell’estratto notarile, è sufficiente che sia presente la dichiarazione, da parte del notaio, in cui viene detto che la copia depositata è una riproduzione fedele all’originale e che le parti omesse non contrastano con il resto del documento, essendo l’estratto “la copia di una o più parti” in qualunque modo riprodotte. L’estratto notarile deve sempre essere firmato digitalmente dal notaio.



  • Sottoscrizione della distinta Fedra per il deposito degli atti notarili

    La distinta fedra che accompagna il deposito dell’atto notarile deve essere sottoscritta dal Notaio mediante dispositivo di firma digitale rilasciato dal Consiglio Nazionale del Notariato.La distinta deve sempre essere sottoscritta digitalmente; la mancanza della firma digitale su di essa, equivale alla mancanza della firma sul modello di domanda.Anche per i così detti depositi multipli, per i quali vengono presentate più distinte da associare allo stesso protocollo (es. più passaggi per modifiche del capitale sociale) oppure più distinte, protocollate separatamente, ma legate tutte ad un unico atto depositato (es. trasferimento d’azienda con diversi passaggi di proprietà), tutte le distinte fedra devono essere firmate.Le domande di iscrizione o di deposito presentate al Registro delle Imprese per via telematica o su supporto informatico, per essere valide, devono essere sottoscritte mediante la firma digitale, basata su di un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato (nel caso dei notai, lo stesso Consiglio Nazionale del Notariato), e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura.



  • Verbale postumo

    Riferimenti normativi: art. 2375 comma 3 c.c.; massima del notariato n. 45 del 19/11/2004.

    Termini per il deposito: decorrono dalla data della delibera assembleare e non dalla data in cui è stato redatto il verbale.

    Compilazione della distinta: la data da indicare come data atto (anche in ricevuta) è la data di redazione dell’atto (della verbalizzazione), mentre come data modifica/data nomina deve essere indicata la data in cui è stata assunta la delibera.

    Importante: nell’ “atto postumo” redatto da notaio (atto pubblico), deve essere chiaramente esplicitato che il notaio verbalizzante era presente al momento della delibera; in assenza di tale precisazione, la pratica deve essere sospesa, richiedendo al notaio, nel modello Note, una dichiarazione di conferma della sua presenza al momento della delibera.



  • Formato elettronico degli atti


    L’art. 6 del DPCM 10.12.2008 dispone che gli atti per i quali vi è l’obbligo di deposito o di iscrizione nel Registro Imprese devono essere rappresentati come documenti informatici secondo le specifiche tecniche XML definite dal CNIPA.
    Le specifiche tecniche del formato XML per tali tipi di atti non sono state ancora definite e, quindi, ai sensi della citata disposizione gli obbligati devono, nell’attesa, allegare all’istanza un documento informatico in formato PDF/A.
    Il mancato utilizzo del formato PDF/A è causa di rifiuto d’iscrizione da parte del Conservatore ai sensi dell’art. 7 del citato DPCM.

     



  • Iscrizione dell’indirizzo di Posta Elettronica Certificata


    Ai sensi dell’art. 16 comma 6 del D.L. 29.11.2008 n. 185 le società devono indicare il proprio indirizzo di PEC nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese; la mancata indicazione di tale indirizzo costituisce causa di rifiuto d’iscrizione da parte del Conservatore.
    Le società già iscritte alla data del 29.11.2008 hanno invece l’obbligo di comunicare l’indirizzo di PEC entro il 29.11.2011 senza pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria.

     



  • Principi di carattere generale per il deposito/iscrizione degli atti con effetti differiti per Legge di società di capitali e cooperative


    La procedura si articola in due distinti adempimenti:

    · uno principale, il deposito/iscrizione della deliberazione;
    · il secondo, al verificarsi delle condizioni di Legge, rappresentato dalla domanda di iscrizione delle modificazioni;

    In sede di primo adempimento il nuovo testo di statuto o il testo aggiornato dello stesso può non essere allegato alla deliberazione a condizione che:
    a) la deliberazione sia formulata in modo completo ed esaustivo;
    b) la deliberazione comprenda anche la riformulazione letterale degli articoli modificati ovvero la correlativa modificazione da apportare agli articoli stessi.

    Il secondo adempimento dovrà essere eseguito dal Notaio o dall’amministratore e non è soggetto a termine di scadenza.



  • Principi di carattere generale per l’iscrizione della nomina degli amministratori


    In linea di principio l’amministratore deve richiedere direttamente l’iscrizione della propria nomina oppure deve attribuire apposita procura speciale ad un terzo (munito di firma digitale e Convenzione Telemaco). 
    Nel caso in cui l’atto di nomina sia “notarile”, il Notaio rogante o autenticante può, in sostituzione della procura speciale, dichiarare di aver ricevuto apposito incarico in tal senso da parte dell’amministratore (utilizzando il modello NOTE).
    Se dall’atto notarile risulta l’accettazione esplicita o implicita dell’incarico, il Notaio rogante o autenticante è legittimato a richiedere l’iscrizione senza produrre alcuna procura speciale o dichiarazione.



  • Imposta di registro

     Le copie degli atti che il Notaio è tenuto per legge a depositare presso il Registro Imprese possono essere trasmesse senza gli estremi di registrazione ai sensi dell’art. 66 D.P.R. n. 131/86.

    Quanto alle copie degli atti pubblici (es. procure) e delle scritture private autenticate che il Notaio ha solo “facoltà” di trasmettere al Registro Imprese, le stesse dovranno recare gli estremi di registrazione (o, quantomeno, l’indicazione della data e luogo di registrazione).

     


  • Diritto annuale

     Per le società di nuova costituzione il diritto annuale dovrà essere pagato tramite Modello F24 entro trenta giorni dalla presentazione della domanda d’iscrizione oppure in fase di trasmissione della pratica selezionando dall’applet di Telemaco la funzione addebita diritto annuo per iscrizioni.

     L’importo del diritto annuale è indicato in calce agli adempimenti relativi alle singole ipotesi di iscrizione.

    L'Ufficio addebita l'importo relativo al diritto annuale, tranne nei casi in cui ci sia una dichiarazione nel q. note (o resa successivamente attraverso il diario messaggi) di avvenuto pagamento o di richiesta di non addebitare il diritto annuale, oppure sia allegato F24; in questi casi non deve risultare nessun importo addebitato in ricevuta. Se il modello F24 è telematico è sufficiente che sia allegata alla pratica una delle prime due ricevute rilasciate dall’agenzia delle entrate nei casi di utilizzo del modello F24 telematico (non occorre attendere il rilascio della terza ricevuta che dimostra l’avvenuto pagamento).Tale procedura va seguita anche nel caso di protocollo automatico.





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